Условия приёма техники в ремонт. Какую информацию указать в квитанции.

В этой статье вы узнаете самые важные нюансы которые нужно учесть при приёме устройства от клиента в ремонт. Информация поможет избежать различных недопониманий как со стороны клиента, так и со стороны сотрудников сервисного центра.

Приём техники

Как правило эту процедуру осуществляет менеджер, или как говорят в народе- приёмщик. Задача приёмщика правильно получить всю необходимую информацию от клиента. Вся собранная информация будет отображена на приёмной квитанции, которую получит клиент. Второй экзепляр, либо отрывная половина остается у сервисного центра.

Какую информацию узнаем у клиента

Для точного понимания стоит структурировать собранную информацию на три части:

• Контакты клиента (имя, номер телефона, адрес если нужно)
• Информация о самой технике (тип устройста, бренд и модель, серийный номер, неисправность со слов клиента, комплектация, пароль)
• Исполнители и ответсвенные по заказу

Специально выделили слова про неисправность со слов клиента. Именно так, слово в слово рекомендуем записывать причину обращения клиента. Таким образом сохранится точная хронология событий, если случится конфликтная ситуация и клиент будет доказывать, что он обратился совсем с другой проблемой. Клиент подписывается под своими словами.

Современные сервисные центры уходят от ведения базы квитанций в бумажном виде и для документооборота выбирают облачные сервисы. Напримере HelloClient покажем как принять устройство в ремонт и сократить время на обработку заказов.

На выходе получаем такую квитанцию:

В итоге на приемной квитанции мы видим следующую информацию:

• Шапка сверху с логотипом организации и контактами
• Номер квитанции для быстрого поиска в системе и дату приёма
• Данные клиента
• Данные устройства и причина обращения
• Правила обслуживания

На примере также видим пунктирную отрывную линию. Нижняя часть дублирует информацию из основной, но в более локаничном виде. Нижняя часть останется в сервисном центре и будет хранится вместе с устройством для быстрой идентификации. Основная часть с правилами обслуживания передается клиенту.

Правила обслуживания в квитанции

Правила обслуживания- это пункты в квитанции с которыми должен согласиться клиент, поставив свою подпись. Важно, чтобы менеджер после оформления помогал клиенту ознакомиться с квитанцией и указывал на такие моменты как: устройство, серийный номер, проблема со слов заказчика, правила обслуживание. Клиент соглашается, что квитанция составлена верно расписывается и ожидает дальнейшего информирование от сервисного центра.

Программа клиентская база от HelloClient избавит вас от неудобного ручного документооборота, сократит время обработки заказов, автомазирует все процессы сервисного центра.