С чего начать?

Я зарегистрировался. С чего начать?

Поздравляем, вы зарегистрировались!) Теперь давайте выполним несколько простых шагов, чтобы понять как у нас всё устроено.

Шаг 1. Настройка компании

Перейдите на страницу “Настройки > Компания” и заполните данные компании. Эта информация будет подставляться при печати квитанций и актов.


Шаг 2. Добавление пользователей и настройка прав

Вы можете использовать HelloClient вместе с вашими сотрудниками, или лично сами. Добавив в систему сотрудников у вас появятся такие возможности как:
  • Отслеживать процессы работы в истории заказа (какой сотрудник, что и когда сделал)
  • Начислять заработную плату по правилам. Выплачивать бонусы и устанавливать штрафы.
  • Ограничивать действия сотрудников специальными правами
Добавить сотрудника вы можете, если перейдете на страницу “Настройки > Сотрудники” . Здесь в списке вы увидите уже свою учётную запись. Добавление новых сотрудников происходит путём нажатия круглой кнопки в правом углу. Откроется окно и вам останется заполнить нужные поля.

Обратите внимание, что в HelloClient добавление сотрудников происходит через приглашение на почту сотрудника. Вы можете пригласить сотрудника на его личную почту, или создать для него рабочую.

После того как вы добавите сотрудника его учётная запись появится в списке рядом с вашей и он получит доступ к системе.


Также кликнув по учётной записи сотрудника вы можете настроить его права доступа. Подробнее о правах сотрудников вы можете прочитать здесь.
Важно. Вы можете добавлять сколько угодно сотрудников и ваш тариф не изменится. В отличии от других программ мы не берем деньги за добавление в систему сотрудников.


Шаг 3. Настройка статусов

При поступлении к вам нового заказа, он может пройти несколько этапов прежде чем за него расплатится клиент. Статусы помогают контролировать ход выполнения работы в заказе. Вы можете настроить статусы под себя и решить:
  • При каком статусе будет появляться окно оплаты, чтобы принять деньги за заказ от клиента (по-умолчанию это статус "закрыт")
  • При каком статусе будет происходить начисление зарплаты сотруднику
Для редактирования и настройки статусов перейдите на страницу “Настройки > Статусы". Подробнее о статусах вы можете прочитать здесь.

Шаг 4. Настройка формы заказа

Форма заказа- это набор полей, которые нужно заполнить при оформлении нового заказа. Как вы уже знаете HelloClient подходит многим видам бизнеса сферы услуг. Если вашему бизнесу неподходят стандартные поля формы заказа, вы можете их изменить.

Вы можете добавить новые поля, или удалить ненужные. Можете изменить порядок полей. Самые важные поля вы можете сделать обязательными и заказ нельзя будет создать пока в полях не укажут нужную информацию.


Настроить поля формы заказа можно в Настройках. За поля об информации о клиенте отвечает пункт "Клиент", а за поля об информации о заказае отвечает пункт "Заказ". Подробнее о настройки полей формы заказа читайте здесь.


Шаг 5. Настройка печатных квитанций и актов

HelloClient может распечатать заранее подготовленные шаблоны ваших печатных документов (квитанции, акты, гарантийные листы и др). Распечатать такие шаблоны вы можете из заказов, или при розничной продаже в Магазине. HelloClient возьмёт нужные данные из заказа и перенесет на печать.
Чтобы создать новый печатный шаблон, или отредактировать стандартный зайдите на страницу “Настройки > Документы". Вы увидите списки стандартных документов, которые структурно разделены на те которые печатаются из заказов и из магазина. Чтобы создать свой шаблон нажмите круглую кнопку в правом углу. Или воспользуйтесь стандартным.
Добавим логотип в стандартную приемную квитанцию. Чтобы добавить логотип нажмите на иконку вставки изображения в панели редактирования документа и вставьте ссылку на ваш логотип из группы Вконтакте или Facebook. О том как это сделать читайте здесь.
При необходимости вы можете изменить базовый текст. Справа вы увидите переменные, которые разделены на группы. Подставьте нужную переменную в документ и она автоматически подтянет в него соответствующее значение. Например, переменными могут быть имя, телефон и адрес клиента, номер заказа, информация из одноименных полей в форме заказа. Подробнее про редактирование печатных шаблонов читайте здесь.


Шаг 6. Настройка автоматических СМС для ваших клиентов

Ваши клиенты могут получать автоматические сообщения с вашим текстом по готовности выполнения заказов. Для того, чтобы настроить автоматическую отправку сообщений для клиентов перейдите на страницу “Настройки > СМС уведомления". Здесь вы можете создавать текстовые шаблоны и соединять их со статусами. Подробнее про настройку СМС оповещений читайте здесь.


Шаг 7. Настройка уведомлений для ваших сотрудников

С помощью уведомлений ваши сотрудники могут оперативно получать информацию о новых заказах и об изменениях в заказах. Для того, чтобы настроить уведомления для сотрудников перейдите на страницу “Настройки > Ваш профиль". Уведомления будут поступать в ваш браузер по тем событиям которые вы выбрали. Также уведомления работают на всех устройствах с операционной системой Windows, Mac, Android.


Шаг 8. Настройка нумерации заказов

Если вы хотите вести нумерацию не с цифры 1, то вы можете настроить это в разделе “Настройки > Общее”.


Шаг 9. Добавление локации (мастерской)

В HelloClient можно вести учет в нескольких локациях (мастерских). Каждая локация будет иметь свои заказы, свою бухгалтерию, свои складские остатки. Вы можете добавить в неё определенных сотрудников, либо тех же самых, что и в первой локации. Общее у локаций только: клиентская база и складская номенклатура.
Добавить локацию можно на странице “Настройки > Компания”. Нажмите на кнопку “Компания+” и ****заполните поля. После добавления у вас появится переключатель между локациями в правом верхнем углу. Подробнее о настройке новой локации читайте здесь.

Каждая локация оплачивается отдельно.


Шаг 10. Добавление товаров на склад

Прежде чем добавить товары и запчасти в заказ или совершить продажу через магазин, необходимо наполнить этими товарами склад.
Перейдите на страницу “Склад” и добавьте свое товары предварительно создав для них товарные категории. Вы можете импортировать ваши товары через файл, либо добавить их вручную.
Отлично вы завершили первоначальные настройки. Теперь можно создать свой первый заказ и посмотреть как работает весь цикл процессов.
Вам также будет полезно: